Mit dem Folio Cloud Self-Service bringen Sie Ihre Organisation schnell und einfach in die Cloud. Wir zeigen Ihnen, wie das geht, und schon nach ein paar Stunden profitiert Ihre Organisation von den grenzenlosen Möglichkeiten, die Folio Cloud für Ihr Business zu bieten hat.

So geht’s

Dieses Tutorial-Video zeigt Ihnen, wie Sie mit Ihrem Unternehmen oder Ihrer Abteilung im Handumdrehen online zusammenarbeiten:

So erwerben Sie eine Organisation

Über den Business Shop auf unserer Website www.foliocloud.com erwerben Sie Folio Cloud für Ihre Organisation im Handumdrehen. Derzeit bieten wir drei Folio Cloud Business Editionen an: allegro, leggero und medio.

Melden Sie sich mit Ihrem bestehenden Folio Cloud Account an. Wählen Sie die benötigte Anzahl der User- und Speicher-Abos aus und geben Sie alle Bestelldaten an.

Nach Akzeptieren der AGBs und Klick auf “Zur Kasse” gelangen Sie zur Bezahlung. Geben Sie die Kreditkartendaten ein und klicken Sie auf „Bezahlen“. Bei erfolgreicher Transaktion erhalten Sie eine Bestätigung der Bestellung an die E-Mail-Adresse Ihres Folio Cloud Accounts.

Bei Klick auf „Bestellformular senden“ schicken wir Ihnen per E-Mail ein Bestellformular, damit Sie den Erwerb von Folio Cloud für Ihre Organisation auch über Ihre Einkaufsabteilung abwickeln können.

Fabasoft richtet Ihre Organisation in Folio Cloud ein und schickt Ihnen eine E-Mail, sobald Ihre Organisation aktiviert ist.

Legen Sie die Mitglieder in Ihrer Organisation fest

In der Registerkarte “Organisationen“ unter „Kontakte“ sehen Sie alle Organisationen, bei denen Sie selbst Mitglied sind.

Fügen Sie neue Mitglieder einfach über das Kontextmenü der Organisation hinzu. Suchen Sie nach bereits vorhandenen Geschäftskontakten und übernehmen Sie diese in die Mitgliederliste. Oder erzeugen Sie neue Mitglieder für Ihre Organisation.

Laden Sie die neuen Mitglieder zu Ihrer Organisation ein. Jedes neue Mitglied erhält eine E-Mail mit der Aufforderung, die Mitgliedschaft zu bestätigen. Erst durch diese Bestätigung bekommt der Geschäftskontakt die volle Mitgliedschaft in Ihrer Organisation.

Managen Sie Ihre Organisation in Folio Cloud

Mit einem Doppelklick auf die Organisation öffnen Sie deren Eigenschaften. Über die Registerkarten managen Sie einfach und übersichtlich Ihre Organisation.

Unter „Organisation“ legen Sie fest, dass alle Objekte und Teamrooms, die ein Mitglied erstellt, automatisch der Organisation gehören und deren Online-Speicher nutzen.

Nach Festlegen einer minimalen Sicherheitsstufe für Ihre Organisation sind alle Mitglieder dazu verpflichtet, sich mit dieser Sicherheitsstufe – oder einer höheren – in der Cloud anzumelden. Alle neuen Teamrooms erhalten automatisch diese Sicherheitsstufe. Damit schaffen Sie ein einheitliches Sicherheitsregelwerk für Ihre Organisation in der Cloud.

Unter „Kennzahlen“ verfolgen Sie den Ressourcenverbrauch Ihrer Organisation, zum Beispiel den verbrauchten Speicherplatz und die bereits verwendeten User-Abos.

Unter „Mitglieder“ finden Sie die Liste aller Mitglieder. Als Administratoren oder Eigentümer der Organisation dürfen Sie die Kontaktdaten Ihrer Mitglieder – ausgenommen die E-Mail-Adresse für den Login – bearbeiten.

Unter „Administratoren“ legen Sie das Administrationsteam für Ihre Organisation fest.

Bilden Sie Ihre Organisationshierarchie in Folio Cloud ab

Unter „Organisationseinheiten“ bilden Sie die Hierarchie Ihrer Organisation in Folio Cloud ab. Fügen Sie einfach neue Organisationseinheiten hinzu, wie zum Beispiel „Marketing“ oder „Sales“.

Über „Mitglieder verwalten“ im Kontextmenü der Organisationseinheit managen Sie die Mitglieder dieser Organisationseinheit.

Legen Sie Eigentümer und Zahlungspflichtigen fest

Beim Erwerb einer Organisation geben Sie an, welcher Folio Cloud User Eigentümer dieser Organisation sein wird. Dieser darf dann später selbst ein anderes Organisationsmitglied zum Eigentümer der Organisation machen.

Der Eigentümer hat auch das Recht, den Zahlungspflichtigen der Organisation festzulegen. Jeder Folio Cloud-Nutzer kann Zahlungspflichtiger einer Organisation sein. Dieser muss kein Mitglied der Organisation sein. Der Zahlungspflichtige darf weitere Service-Pakete für die Organisation im Business Shop zu kaufen.

Change Management für Ihre Organisation

Als Administrator einer Organisation beenden Sie die Mitgliedschaft eines Users über „Mitgliedschaft beenden“. Geben Sie einen Stellvertreter an, der die Zugriffsrechte und Funktion des ausgetretenen Mitglieds übernimmt. Das ausgeschiedene Mitglied hat keine Zugriffsrechte mehr auf Teamrooms und Objekte der Organisation.

Profitieren Sie mit Ihrer Organisation von der Cloud!

In wenigen Schritten bringen Sie Ihre Organisation in die Cloud. Profitieren Sie im Team von den enormen Vorteilen der Cloud und den vielen Features für Dokumentenmanagement, Zusammenarbeit und Compliance!